¿Cómo hacemos del tiempo arte entre lo urgente y lo importante?

El presente tiene un poder inconmensurable, trae implícito el poder del ahora. Es ahora que podemos cambiar nuestra vida, tomar las riendas y, por fin, adoptar una postura proactiva en vez de seguir en un postura reactiva. Los Mayas creían que el tiempo es arte, en sí el coaching pareciera emparentarse con esta creencia en función a su propuesta para que puedas comandar tu vida a partir de mostrarte que ya contás con todo lo que necesitás para hacerlo. Puede ser que te preguntes cómo hacer de la vida una obra de arte, teniendo en cuenta el ritmo de vida actual, en donde muchas veces nos sentimos abrumados para poder diferenciar entre lo urgente y lo importante. En este post te cuento una de las técnicas que podés aplicar para tomar decisiones de calidad.

La pausa y la fluidez del arte parecen no coincidir con las exigencias diarias de la época actual que, se dirimen en una secuencia de decisiones a tomar entre lo urgente y lo importante, como para hacer de nuestro tiempo arte. Sin embargo estos aspectos que aparentemente son disimiles forman parte de una secuencia que, si queremos, puede transformarse en una melodía.

El bloqueo como hoja en blanco

Una hoja en blanco puede ser una ventana al vacío o una posibilidad para expresarnos. El bloqueo puede entenderse así también, los bloqueos pueden hacernos retroceder o impulsarnos. Es posible que por momentos, cuando tenemos muchas cosas para hacer que “nos parecen relevantes” o que “no podemos diferenciar cuáles son urgentes y cuáles importantes”, al final del día nos sintamos bloqueados. Alvin Simberg, el creador de la estrategia de Desarrollo de los Bloqueos de la Creatividad, divide los bloqueos en tres tipos: culturales, emocionales y perceptuales. En este caso, sería bloqueo del tipo perceptual:

La dificultad para aislar el problema
La excesiva limitación de un problema con exclusión de su contexto
La incapacidad para definir términos
La incapacidad para utilizar todos los sentidos en la observación
La incapacidad para utilizar todos los sentidos en la observación
La dificultad para investigar lo obvio
La incapacidad de distinguir entre la causa y el efecto
La dificultad para repensar o revisar lo que aparece como “evidente”
El excesivo afán por definir, analizar o sintetizar

Entonces comenzamos a pensar que así no podemos seguir y necesitamos un cambio para salirnos del bloqueo.

Las metas como cambio de perspectiva

Dicen que si cambiás tu mirada, todo cambia. Si dejamos de ver la hoja en blanco como una ventana al vacío y la vemos como una posibilidad para expresarnos, todo cambia. Entonces, al estar bloqueados, visualizar una meta, puede sacarnos del estado de bloqueo porque nos permite imaginarnos en otra situación, y sentir cómo nos sentiríamos si se llegamos a la meta con éxito. Es decir que, usamos el bloqueo como impulso de nuestra meta. Como vimos en el post sobre el planteo de metas, al visualizar una meta, estamos enfocando nuestra atención en el aspecto positivo. Y como vimos, nuestros pensamientos, por último, crearán nuestro destino. Todo aquello que proyectamos internamente, comienza a volcarse a nuestras experiencias.

Con la meta en mente, un objetivo de calidad puede ser el mejor instrumento

Cuando la meta nos permite salirnos del bloqueo, logrando una motivación que nos llene el corazón, trazar los objetivos de calidad será el secreto. Para que el objetivo sea de calidad debe: tener una meta clara, ser realista, presentar opciones y estar sostenido por tu compromiso y voluntad.

Los objetivos de calidad son los que te permitirán dar el gran salto, en definitiva son los que permiten crecer tanto en tu plano personal como profesional. Podrás abarcar a 360° tu situación actual, tus verdaderas necesidades, los recursos con los que ya contás y los que necesitás activar y de todas las acciones que deberás emprender para cumplir tus objetivos.

El valor de los objetivos

Ahora sí, contamos con lo que necesitamos para hacer de nuestra vida una obra de arte. Nos queda diagramar un plan de acción para que nada nos distraiga. Como vimos en el post sobre la gestión de planes de acción, uno de los sistemas más reconocidos para optimizar el tiempo se denomina “Getting Things Done” (GTD) una traducción posible sería “hacer las cosas”. GTD, es un sistema creado por David Allen que se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. El sistema tiene 5 procesos fundamentales: recopilar, procesar, organizar, ejecutar y revisar. Y sobre éstos te recomiendo trabajes tu plan de acción para lograrlo con éxito.

Una de los puntos más importantes de este sistema es el principio de relevancia que dice que toda acción debe tener importancia en el contexto de nuestros propósitos y metas. Llenar las listas de acciones y terminarlas, sin un propósito definido, no es productividad. Un verdadero sistema de productividad debe tener en cuenta, de alguna forma, poder asegurar que se va por buen camino, que lo que se hace tiene sentido, que “no se está subiendo la escalera del edificio equivocado”. Es importante darse la oportunidad de cambiar de dirección cuando cambien las metas.

Como vimos en el planteo de los objetivos, contemplar si es el momento oportuno, no quiere decir que no se llevará a cabo, quiere decir que estamos tomando consciencia de lo que realmente implica y que –esta vez- realmente queremos llegar a la meta.

La matriz de Eisenhower

Aquí llegamos a una de las herramientas que emplea el coaching para diferenciar lo urgente de lo importante. Eisenhower fue presidente de Estados Unidos, y ex combatiente de gran rango de la 2da Guerra Mundial. Con esta matriz aspiraba a potenciar la productividad de una persona. Convengamos que en la década del 50 del siglo pasado los procesos culturales eran otros, esto nos hace repensar esta matriz desde el presente, en donde no podemos dejar de lado el entorno ante la toma decisiones, y la posibilidad de ser flexibles ante el hacer diario para aprovechar cada una de las posibilidades que aparecen.

La matriz cuenta con 4 áreas en las que podrías separar lo urgente de lo importante:

Hacelo ya! Acción pura. Responde a una tarea importante y urgente. Ante estas tareas, queda que ejercites una atención de calidad para poder anticiparte a esta unión explosiva para cualquier sistema nervioso.
Agendalo y confiá en tu planificación. Responde a tares que son importantes aunque no urgentes. Planificar, tomando nota con detalle, en acciones concretar a realizar, puede ser la llave para salvar las tareas importantes, sin estrés.
Delega con gusto. Responde a tareas urgentes aunque no importantes. Aquí entra en juego la flexibilidad, el permiso que nos damos para “salirnos del plan con ayuda de otros” para salvar un “improvisto” y volver a nuestra ruta para lograr nuestra meta.
Dale curso. Tareas que no son ni importantes ni urgentes. En sí, son las más peligrosas, porque son las que nos demandan más tiempo en el caso de que se lo entreguemos.

Con la diferenciación entre lo urgente y lo importante, teniendo en cuenta el principio de relevancia no hay objetivo que se nos resista ni meta imposible, tenemos todo lo que necesitamos para hacer de nuestro tiempo arte. Y de nuestra vida la mejor de las obras.