7 principios clave para alcanzar con éxito tus metas

Una vez que tenemos en nuestras manos una meta, nos queda simplemente planificar el modo en el que la alcanzaremos. Trazamos objetivos y en base a éstos diagramamos diferentes aspectos que nos serán de ayuda en el trayecto. Estos pasos parecen sencillos, aunque requieren de cierta habilidad para no aflojar ni dispersarnos. En este post te cuento los secretos de la confección de un plan de acción y las características del mejor método que existe para optimizar tu tiempo sin caer en la trampa de la multitarea.

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Las metas y el plan de acción

El plan de acción es mucho más que un plan, es un diagrama diario que nos servirá para saber lo que debemos hacer para lograr la meta establecida. En el plan de acción definirás lo que se debe hacer, cuándo se debe hacer, quién tiene que hacer lo estipulado, cuáles son los recursos, cuándo se debe cumplir, y si se abren otras submetas que deberemos cancelar también para alcanzar la meta mayor.

El plan de acción que nunca fue

Si nos disponemos a realizar un plan de acción en función a una meta, como vimos en el post sobre el planteo de objetivos, y sobre el planteo de metas, es muy importante que la motivación que tengamos se sostenga por un “para qué”, más que por un “por qué”. Es importante que la motivación te llene el corazón, y esté más allá de tus creencias limitantes, para así no coleccionar planes que nunca fueron.

¿Por dónde comenzar?

Es posible que estés en un momento de tu vida en donde te das cuenta de que necesitás un cambio, querés –por fin- Emprender tu Vida, aunque no sabés por dónde comenzar. Una opción puede ser que hagas el ejercicio de la Rueda de la Vida, y a través de su resultado, elijas un apartado y plantees una meta. No es necesario que sea una meta a largo plazo, del tipo “vital”, podés comenzar por meta a corto plazo.

Una vez que tenés tu meta, podés acotar los siguientes puntos, y describir (con el mayor detalle posible) los siguientes apartados:

  • Acción: ¿qué hay que hacer?
  • Responsable: ¿quién es el responsable de realizar la acción?
  • Recursos: ¿qué se necesita para cumplir esta acción?
  • Retos: ¿hay algún tipo de reto a sortear?, ¿cómo puede superarse?
  • Variantes: ¿se abrieron nuevas metas, o submetas?
  • Resultado: ¿cuándo se cumple esta meta?

Ante la respuesta de las variantes, en el caso de que se abran nuevas metas, te recomiendo que hagas una nueva planilla, y compares si se pueden llevar a la par las metas, o debés dejar una para cumplimentarlas en orden.

Día a dia

Ahora que tenés la meta, la motivación y el plan de acción, con calendario en mano y tu agenda real, es decir el tiempo real que le podrás dedicar a diario, te recomiendo que plantees, por lo menos, tres acciones diarias que te acercarán a la meta.

El tiempo es arte

Los Mayas creían que el tiempo es arte, y si lo pensamos desde la perspectiva con la trabajamos en coaching, es verdad. Podemos desde nuestro presente crear la vida que queremos realmente tener.

En una vida que exige varias tareas diarias, dividida entre el trabajo, la casa, los hijos, entre otras obligaciones es posible que se haya caído en la trampa de la multitarea. Hacer muchas cosas a la vez, creyendo que se pueden hacer con calidad es una falacia. Al creer en la efectividad de la multitarea, la vida se vive en piloto automático y se cultiva el estrés.

7 principios que te ayudarán cumplir tu meta

Uno de los sistemas más reconocidos para optimizar el tiempo se denomina “Getting Things Done” (GTD) una traducción posible sería “hacer las cosas”. GTD, es un sistema creado por David Allen que se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas.

La psicología de GTD se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer. El sistema tiene 5 procesos fundamentales: recopilar, procesar, organizar, ejecutar y revisar. Y sobre éstos te recomiendo trabajes tu plan de acción para lograrlo con éxtio.

Repasemos los 7 principios de GTD

  1. Confiabilidad, o la mente es mala memorizando, pero excelente creando.

El principio de confiabilidad dice que se debe utilizar un sistema de organización que sea confiable –y mantener los compromisos en la cabeza no lo es. No sólo eso, tratar de recordar más de un compromiso empieza a generar estrés, mucho estrés, incluso aunque se note a primeva vista. Trabajar de memoria llevará a un caos organizativo y productivo total, y con el tiempo, a la consulta del doctor.

Así que la conclusión es clara: sea cual sea el sistema de organización que se emplea, debe estar fuera de la cabeza, y garantizar que se encontrá lo que se necesita, cuando se lo necesita.

Una vez que se consigue liberar a la mente del trabajo de tener que recordarlo todo, sucederá algo asombroso: no sólo desaparecerá el estrés, sino que la persona se vuelve más creativa.

Recuerda apuntar las acciones que llevarás a diario, por día con el calendario, a partir de tu tiempo real.

  1. Acción

Las personas tienen la mala costumbre de anotar las ideas tal y como salen de su cabeza, sin darles forma. Así, sucede que se tiene en la lista de pendientes tareas del tipo “preparar las vacaciones de verano”, sin poder avanzar durante semanas, o incluso meses.

El problema es el principio de acción. El verbo “preparar” es demasiado genérico, no evoca una acción física que que se pueda hacer sin tener que pensar lo que significa.

Mejor poner: “buscar un hotel”, o “reservar un vuelo”, o “investigar lugares de interés en Internet”. Éstas son acciones claras y bien definidas. Pero apuntar “preparar las vacaciones” sin tener que pensar en todos los detalles que implica “preparar”.

Mientras una tarea esté sin procesar, es decir, sin descomponer en cosas que se pueden hacer ya, en este momento, es casi seguro que se ignore sistemáticamente.

Así pues, las ideas no se pueden hacer, ni siquiera las tareas. Solo se pueden hacer… ¡acciones! Por eso, el sistema de organización debe proveer de los mecanismos necesarios para analizar todo lo que salga de la cabeza y descomponerlo en sus acciones atómicas. De otro modo no funcionará.

Este punto es la clave de tu planilla el plan de acción, llega a las acciones más concretas.

  1. Contexto

La mayor parte de los métodos de organización “clásicos” –anteriores al año 2000–, fallan estrepitosamente a la hora de dar cabal cumplimiento a este principio. En general, se enseña a “programar” tareas por adelantado –el lunes esto, el martes esto otro…– sin prestar atención en que no es suficiente con desear para poder hacer las cosas.

Hay muchos factores que influyen a la hora de poder hacer algo. Por ejemplo, de nada sirve querer prospectar clientes por teléfono esta mañana, por muy prioritario que sea, si se tiene una reunión urgente, se amanece enfermo, o se avería el conmutador telefónico de la oficina.

Una estrategia más inteligente es tener organizadas las acciones –no las tareas, no las ideas… las acciones– en función de los distintos factores o contextos que posibilitarán su ejecución. De este modo, en cada momento se limitarán aquellas acciones que se puedan llevar a cabo dadas las circunstancias actuales, y se ignorarán el resto –al menos temporalmente, hasta que también se den las circunstancias adecuadas para ellas.

Un sistema que no contemple el principio de contexto será muy ineficiente, y en determinados casos totalmente inservible.

Aquí es donde la amabilidad para con nosotros mismos, y la revisión de las creencias limitantes, necesita ponerse en acción, porque de esto dependerá nuestra flexibilidad.

  1. Entropía

La parte más fácil y gratificante de empezar a utilizar un sistema de productividad personal es organizar el desorden en que se vive. El sistema debe proporcionar directrices claras para asegurarnos de que siempre está actualizado, ordenado con lo último de lo último, y no contiene “basura”.

  1. Relevancia

Este es quizá el principio de productividad más importante de todos, y que ignora la inmensa mayoría de sistemas. El principio de relevancia dice que toda acción debe tener importancia en el contexto de nuestros propósitos y metas. Llenar las listas de acciones y terminarlas, sin un propósito definido, no es productividad. Es más, ni siquiera se debería dejar entrar en nuestro sistema nada que no vaya enfocado, directa o indirectamente, a un objetivo a medio o largo plazo en particular.

Un verdadero sistema de productividad debe tener en cuenta de alguna forma asegurar que se va por buen camino, que lo que se hace tiene sentido, que “no se está subiendo la escalera del edificio equivocado”. E importante darse la oportunidad de cambiar de dirección cuando cambien las metas.

Como vimos en el planteo de los objetivos, contemplar si es momento oportuno, no quiere decir que no se llevará a cabo, quiere decir que estamos tomando consciencia de lo que realmente implica y que –esta vez- realmente queremos llegar a la meta.

  1. Simplicidad

Las cosas sencillas generalmente funcionan mejor que las complicadas. Sin embargo, un exceso de simplicidad puede derivar en problemas igual o más graves que un exceso de complejidad. No se debe sucumbir a la tentación de simplificar en exceso. La productividad personal, la de verdad, requiere de trabajo y dedicación, y no hay atajos.

Los esquemas de productividad son una dieta para mejorar la modalidad de trabajo, son hábitos que deben adaptarse hasta naturalizarlos.

Alcanzar un meta, en mucho casos, requiere cambiar. Que no te pase que tu zona de confort sea el obstáculo.

  1. Naturalidad

Por último, el principio de naturalidad recuerda se debe hacer caso a la forma en que funciona nuestro cerebro y nuestro cuerpo de manera natural. Intentar hacer las cosas en contra de la manera en que funcionamos no suele dar buenos resultados, o si funciona es a costa de un enorme desgaste mental –y seguramente mucho estrés.

Por ejemplo, averiguar horarios de mayor productividad y organizar la agenda en función a eso. No respetar la forma natural en que se piensan y resuelven los problemas generalmente lleva a retrasos en la entrega de resultados, exceso de trabajo y estrés.

Como dice el principio: conocete a ti mismo, conoce tu mente. Como vimos en el pos sobre la relación entre el cuerpo y la mente, es probable que tengamos que sortear algunos altibajos si queremos cambiar.

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